KVKK Aydınlatma Metni

Veri sorumlusu Muhammed Emin UÇAR'dır (gerçek kişi). Evrak Sihirbazı, HOI Robotic Girişimi (evraksihirbazi.com) adıyla sunulur; bu ad bir şirket ya da tüzel kişilik değildir. İletişim ve başvuru: info@evraksihirbazi.com

• Kimlik ve iletişim: ad soyad, e-posta adresi.
• Mesleki bilgi: branş, kademe ve öğretim programı tercihiniz.
• İçerik: oluşturduğunuz plan, sınav, rubrik, etkinlik ve veli notları ile bunlar için girdiğiniz bilgiler; sohbet mesajlarınız; sohbete eklediğiniz dosyanın ya da fotoğrafın tarayıcınızda okunup denetimden geçen metni (dosya ve görselin kendisi sunucumuza yüklenmez ve saklanmaz). Veli notu artık tarayıcınızda hazırlanır; daha önce kaydedilmiş veli notlarının içeriği oluşturulduktan 12 ay sonra kendiliğinden silinir.
• İşlem kayıtları: Kullanım Şartları'nı ve yapay zekâ kuralını kabul ettiğiniz sürüm ve tarih, kullanım hakkı sayaçları, kredi hareketleri, davet kodunuz ve davetle gelen kayıtların eşleşmesi.
• Benim Alanım (yalnızca Ayarlar'da kendiniz açarsanız; varsayılan kapalı): soru bankanız, kaydettiğiniz sınavlar (öğrenci listesi olmadan), ders programınız ve nöbet yeriniz, sınıf ve şube adları, kademe ve arayüz tercihleriniz, adınız soyadınız, branşınız, okul adı ve Kaydettiklerim'deki evraklar (kişi alanları ile serbest metinleri boşaltılarak). Öğrenci, veli ve diğer üçüncü kişilere ait bilgiler (öğrenci listeleri, puanlar, karne görüşleri, sınav analizi, veli bilgileri, müdür ve müdür yardımcısı adları, tutanaklardaki kişi adları), form taslakları ve özel eğitim bilgileri bu alana hiçbir koşulda alınmaz.
• Okul teklif formu (yalnızca doldurursanız): okul adı, yetkili adı, telefon, e-posta, öğretmen sayısı ve notunuz.
• Teknik: oturum çerezleri; IP adresi veritabanımıza açık olarak yazılmaz (barındırma sağlayıcılarının teknik istek kayıtlarında, aşağıdaki 5. bölümde yazılı sürelerle bulunabilir); kötüye kullanımı önleyen hız sınırı için (oturumsuz örnek plan ve anonim kullanım sayacı isteklerinde; girişli isteklerde IP yerine hesap kimliğinizin özeti) yalnızca geri çevrilemez, anahtarlı bir özeti (HMAC) en çok 1 gün tutulur.
• Ses kaydı işlenmez: sesle yazma ve Sihirbaz Asistan'daki Sesli sohbet yalnızca cihazınızın içinde çalışır; sesiniz bize ya da üçüncü kişilere ulaşmaz, kaydedilmez ve saklanmaz. Sesle yazmada yazıya dökülen metin yalnızca yazdığınız alana girer; Sesli sohbette yalnızca otomatik kişisel veri denetiminden geçen metin, sohbet mesajınız olarak gönderilir. Bu metin, gönderdiğiniz mesaj ya da hazırladığınız evrak olarak bu metindeki kurallara tabidir. Yanıtların sesli okunması yalnızca cihazınızdaki yerel sesle yapılır.

Anonim kullanım sayacı: bir aracı ya da evrak şablonunu açtığınızda; bir evrakı Word olarak indirdiğinizde, PDF olarak kaydettiğinizde, yazdırdığınızda ya da metnini kopyaladığınızda (yalnızca biçim); komut çubuğundaki bir arama sonuç vermediğinde (arama metni gönderilmez) ve kuruluş dönemi penceresindeki ücretli plan ilgi düğmesine bastığınızda yalnızca o günün o olay için toplam sayısı bir artar; tarih, olayın adı ve toplam sayı dışında hiçbir bilgi saklanmaz. Bu toplamlar hiçbir kişiyle ilişkilendirilemediği için kişisel veri değildir (KVKK md. 3/1-b); 90 gün sonra silinir. "Sık kullandıklarım" listesi, form taslakları ve şablon araçlarına yazdığınız bilgiler yalnızca tarayıcınızın yerel deposunda kalır, tarafımıza iletilmez.

Öğrenci bilgileri: Veli notu tarayıcınızda hazırlanır; öğrenci adı ve yazdıklarınız tarafımıza iletilmez. Yapay zekâya giden metinler, gönderilmeden önce tarayıcınızda otomatik olarak denetlenir; öğrenciye, veliye ya da başka bir kişiye ait ad, kimlik, iletişim, adres, doğum tarihi, okul numarası veya sağlık ve benzeri özel nitelikli bilgi bulunursa gönderilmez. Bu nedenle yapay zekâ sağlayıcılarına kişisel veri aktarılmaması amaçlanır. Bu kural Kullanım Şartları'nın parçasıdır; girişte şartları kabul ettiğinizde bu kurala uymayı da kabul etmiş olursunuz; hesabınızda yalnızca kabulün sürümü ve tarihi saklanır. Bu kabul bir açık rıza değildir ve hiçbir kişisel verinin aktarımına dayanak oluşturmaz. Evrak formlarına ve şablon araçlarına yazdığınız öğrenci, veli ve meslektaş adları yalnızca tarayıcınızda kalır; tarafımıza iletilmez, kaydedilmez ve kimseyle paylaşılmaz (okul adı yalnızca Benim Alanım'ı açarsanız hesabınızda saklanır). Özel eğitim evraklarına (BEP taslağı ve ilgili formlar) girdiğiniz bilgiler, sağlık verisi dahil, yalnızca tarayıcınızda işlenir ve tarafımıza iletilmez; tanı ve yetersizlik bilgisi hiçbir yere kaydedilmez, diğer bilgiler yalnızca "Bu cihazda sakla"yı açarsanız bu tarayıcıda saklanır ve tarayıcı yedeğine, Kaydettiklerim'e ya da Benim Alanım'a girmez. Bu işlemede veri tarafımıza ulaşmadığından veri sorumlusu, belgeyi hazırlayan öğretmen ve okuludur. Otomatik denetimin yakalayamadığı bilgileri yazmamak kullanıcının sorumluluğundadır (Kullanım Şartları md. 7.2).

• Hesabınızı oluşturmak ve e-posta koduyla giriş yapmanızı sağlamak
• İstediğiniz evrakı (yapay zekâ araçları açıkken yapay zekâyla) üretmek, kaydetmek ve size geri göstermek
• Kullanım haklarını, kredileri ve davet ödüllerini doğru hesaplamak
• Benim Alanım'ı açarsanız kendi verilerinizi hesabınızda saklamak ve cihazlarınız arasında eşitlemek
• Hizmetin güvenliğini sağlamak, kötüye kullanımı ve hataları tespit etmek
• Okul teklif talebinize dönüş yapmak
• Hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek

Kişisel verileriniz KVKK md. 5/2 kapsamında; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (c), hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (ç) ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatimiz (f) sebeplerine dayanılarak işlenir:

• Hesap, giriş, Kullanım Şartları'nın ve yapay zekâ kuralının kabul kaydı, evrak üretimi, kayıtlarınızı size gösterme, kullanım hakları, krediler ve davet ödülleri: sözleşmenin kurulması ve ifası (md. 5/2-c).
• Benim Alanım: isteğiniz üzerine sunulan eşitleme hizmetinin ifası (md. 5/2-c). Yalnızca sözleşmenin tarafı olarak sizin verileriniz işlenir; üçüncü kişilere ait veriler bu hizmete alınmaz. Anahtarı kapattığınızda ya da hesabınızı sildiğinizde kopya kalıcı olarak silinir.
• Okul teklif formuna dönüş: talebiniz üzerine sözleşme kurulmasından önceki adımlar (md. 5/2-c).
• Hizmetin güvenliği, hız sınırı (IP adresinin ya da hesap kimliğinin anahtarlı özeti, en çok 1 gün), hata izleme ve silinen hesapla ücretsiz hakların kötüye kullanılmasını önleme (e-posta adresinin anahtarlı özeti, 12 ay): meşru menfaat (md. 5/2-f).
• Mevzuattan doğan saklama ve bildirim yükümlülükleri: hukuki yükümlülük (md. 5/2-ç).

Şu anda açık rızaya dayanan bir işleme yoktur; analitik, reklam ya da takip çerezi kullanılmaz ve size ticari elektronik ileti gönderilmez. İleride açık rıza gereken bir işleme eklenirse bu metinden ayrı olarak ve ayrı bir onayla istenir.

Hizmeti sunmak için verileriniz, hizmetin işletilmesi amacıyla ve yalnızca gereken ölçüde, aşağıdaki hizmet sağlayıcılara (veri işleyen olarak) aktarılır. Bu sağlayıcıların tamamı yurt dışındadır; Türkiye için Kurulca verilmiş bir yeterlilik kararı bulunmadığından bu aktarımlar KVKK md. 9 kapsamındadır. Kurul'un standart sözleşmelerinin sağlayıcılarla imzalanması ve Kurum'a bildirilmesi henüz tamamlanmamıştır; tamamlandığında bu bölümde belirtilecektir.

• Supabase: kimlik doğrulama, veritabanı (açarsanız Benim Alanım dahil), dosya depolama. Sunucu bölgesi: Almanya (Frankfurt).
• Vercel Inc. (ABD): web sitesinin barındırılması ve çerezsiz ziyaret istatistikleri (sayfa adresi, geldiği site, yaklaşık konum, tarayıcı ve cihaz türü; toplu). Vercel'in teknik istek kayıtları IP adresi ve tarayıcı bilgisi içerebilir; Vercel belgelerine göre kullandığımız pakette 1 saat tutulur.
• Render Services, Inc. (ABD): uygulama sunucusunun (API) barındırılması; Render belgelerine göre uygulama kayıtları kullandığımız pakette 7 gün tutulur. Sunucu bölgesi: Almanya (Frankfurt).
• Hostinger (HOSTINGER, UAB, Litvanya): giriş kodu e-postalarının gönderimi ve info@evraksihirbazi.com e-posta kutusu (e-posta adresiniz ve e-postanın içeriği). Hostinger'ın gizlilik politikasına göre veriler Birleşik Krallık, Hollanda, Litvanya veya Kıbrıs'ta tutulabilir.
• Yapay zekâ sağlayıcıları: Anthropic PBC (ABD, Claude; birinci sağlayıcı), Groq, Inc. (ABD; ikinci sağlayıcı). Yalnızca istek metni gönderilir; metin gönderilmeden önce kişisel veri denetiminden geçer, kişisel veri bulunan istek gönderilmez. Adınız, e-posta adresiniz, hesap kimliğiniz ve IP adresiniz gönderilmez. Veli notu yapay zekâya gönderilmez.
• Google LLC (ABD, Gemini): yalnızca diğer sağlayıcılar yanıt veremediğinde ve yalnızca kişisel veri içermeyen istekler (sınav, rubrik, etkinlik, özel isteksiz plan); sohbet ve özel istekli planlar gönderilmez
• Sentry: yalnızca etkinleştirilmişse, hata izleme (e-posta, IP ve istek içeriği gönderilmez)
• Google, Microsoft veya Apple: yalnızca bu hesaplarla giriş yapmayı seçerseniz, kimliğinizi doğrulamak için

Verileriniz kayıt ve giriş ekranları, araç formları, sohbet ve dosya yükleme alanları ile teklif formu üzerinden elektronik ortamda; işlem kayıtları ise hizmeti kullanırken otomatik olarak toplanır.

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• KVKK md. 7 şartları çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Yalnızca otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

Sohbet geçmişinizi Ayarlar → "Sohbet Geçmişini Temizle" ile, hesabınızı ve hesabınızla ilgili tüm verileri (profil, ürettiğiniz evraklar, sohbet geçmişi, yüklediğiniz dosyalar, krediler, okul teklif talepleri, Benim Alanım kopyası) Ayarlar → "Hesabımı sil" ile, Benim Alanım kopyanızı da Ayarlar → "Benim Alanım" anahtarını kapatarak kendiniz kalıcı olarak silebilirsiniz (kötüye kullanımı önlemek için yalnızca e-posta adresinizin geri çevrilemeyen, anahtarlı bir özeti 12 ay saklanır; adresinizin kendisi saklanmaz; bu sürede aynı adresle açılan hesaba kayıt kredisi ve davet ödülü verilmez); ürettiğiniz bir çalışmayı da "Son çalışmalar" menüsünden tek tek silebilirsiniz. Diğer talepleriniz için hesabınızda kayıtlı e-posta adresinizden info@evraksihirbazi.com adresine yazabilirsiniz. Başvurunuzu ıslak imzalı olarak posta yoluyla yapmak isterseniz, info@evraksihirbazi.com adresine yazmanız hâlinde yazışma adresimiz size ayrıca bildirilir; bu adres kişisel güvenlik nedeniyle sitede yayımlanmaz. Başvurunuz en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır (Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ md. 6).